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成功案例
[GL2K 如何配合中港運作]
我們是港資集團公司下設在廣東地區的一間製衣廠。本公司從2001年下半年起試用「啟航會計總賬」(GL2K),當初是抱著嘗試的態度來使用的,試用後覺得挺好,才正式使用。我們覺得該軟體最與眾不同的是:操作簡單、查找資料方便快捷!以前所用的國內知名軟體雖然功能眾多,但對於我們這類中小型企業來說,實在是手續過煩、操作繁複,加重了我們財務人員的工作量,影響了工作效率。
 
[純以鍵盤輸入及多用戶功能,加快輸入速度]
使用了「啟航會計總賬」後,在錄入會計傳票時,因為可以單以鍵盤輸入,加快了入賬速度,而且可以在錄入傳票過程中直接增加系統中未設置的新科目,十分方便。在上機的初期,香港總公司的財務總監鑑於手賬難於查冊及對賬,下令我們要將以往多年的積賬重新輸入,並設定限期完成。由於「啟航」可在網絡下以多用戶環境操作,我們馬上安排多名操作員同步進行錄入工作,令我們可以比預期提前完成此艱鉅的任務。
 
[即時列印各種報表、即查即改會計傳票]
一般的財務軟體在錄入會計傳票後,必須於過賬後方能列印出各種會計報表,而且過賬後完全不能修改之前的會計傳票。但「啟航」打破常規,只要我們需要,可以隨時列印出各種會計報表,而且可以即查即改會計傳票。
而在查詢資料、交易方面,我們只需輸入自行設定的相關字串或金額,即可以瞬間查出符合條件的所有交易,解決了以往查詢及找尋某一筆交易時,只可從明細賬中跟科目一筆一筆尋找的不便!
 
[有效掌握應收/應付款情況及成本和費用之管理]
對於每一間企業來說,流動資金的管理、成本及費用的核算工作都是很重要的。資金周轉速度的快慢直接影響公司的運作;而成本及費用的高低直接影響公司的利潤,所以及時掌握應收、應付款情況,及時瞭解成本及費用的使用情況都是非常必要的。我們利用「啟航會計總賬」特設的控制文檔功能就同時解決了這兩大重要的問題。
對於公司應收、應付款的管理:只要我們在日常賬務處理中,在該科目的控制文檔欄輸入發票號作為分析碼,然後在需要時,如想查閱某客戶或供應商的應收/應付情況,我們只須在控制文檔報表中,選取那公司的賬戶,便可完全清楚查閱至任何時段該科目的借貸方發生額及餘額。
而在核算某一產品的成本及費用時,我們通常是利用該產品的製單號作為分析碼輸入於控制文檔欄中,之後便可列印出該製單的控制文檔報表,讓我們可以隨時掌握該製單的成本及費用的使用情況,適時控制成本及費用。
 
[解決了中港兩地會計資料互傳時產生的亂碼問題]
由於我們的工廠是附屬公司,每月都須報送財務資料給香港總公司。由於我們所有電腦都是用簡體版的視窗系統,香港會計部則用繁體版的視窗系統。以往送資料到香港後經常出現不能閱讀或亂碼的問題,於是我們財務人員須由會計軟件將賬目轉到Excel檔案中,才再在中港兩地互傳,費時失事。現在我們只須在完成當月所有的賬務處理後,直接在「啟航」中壓縮、備份會計資料,然後經電郵傳送至總公司對賬。香港會計部同事在收到及恢復會計資料後,可將簡體內碼換成繁體,徹底解決了大陸公司與香港總公司因使用不同內碼所產生的亂碼問題,令雙方的對賬工作快捷完成。
 
「啟航會計總賬」讓我們以最實惠的價格享受到了實用與方便,我們感謝「啟航」!